Zo voorkom je vage opdrachten - STERK naar je WERK

Zo voorkom je vage opdrachten

Deel dit artikel

Deel op email
Deel op linkedin
Deel op facebook

Iedereen die in werkgroepen of projecten werkt, herkent vast wel het ongemakkelijke gevoel, wanneer je niet weet wat nou precies je opdracht is. Maar no way, dat je je laat kennen. ‘Wat zullen ze wel niet van me denken?’
Voel je ‘m al?
Ik heb er in elk geval genoeg ervaring mee ūüôā en kan je vertellen dat me dat vroeger flink onzeker maakte. Ge√Įnspireerd door het gesprek met een projectleider, laat ik je in dit artikel zien hoe het ook anders kan.¬†

Zoveel vragen
De projectleider in dit praktijkvoorbeeld is ervaren, resultaatgericht en een harde werker. Haar nieuwe opdracht is het aansturen van de implementatiefase, van een lopend project. De vrouw is bekend met de voorgeschiedenis en ze werd gevraagd voor deze opdracht. Gaandeweg komt ze erachter dat er veel vaag is en dat maakt haar onrustig. 

Ik was benieuwd naar de kern van het probleem en begon, ‘op z’n Ilia’s’ vragen te stellen. En dat gaf inzicht:
– het is onduidelijk wie het mandaat heeft om besluiten te nemen.
– het is onduidelijk wie de implementatiestratiegie gaat vaststellen
– de projectopdracht is vaag
– is het eigenlijk wel een project?

Door bewust stil te staan bij de antwoorden, ziet deze projectleider waarom ze zoveel onrust ervaart. Ze kwam tot het besef dat ze al aan het lopen is op activiteiten, terwijl de essentie van de projectopdracht nog niet helder is. 

Ego
Dat besef maakte mij nieuwsgierig. Wat heeft er voor gezorgd dat deze projectleider niet heeft doorgevraagd, terwijl ze zo ervaren en deskundig is?

En ja hoor, daar was ‘t ie weer: het EGO.

Ons ego vraagt om het gevoel nodig te zijn. Het wil horen dat je er echt toe doet. En daar doe je alles voor. Want daar zit jouw basisbehoefte, dat is jouw onbewuste bedoeling. Zoals ook het geval was bij de vrouw in het voorbeeld 
Gevleid omdat ze gevraagd wordt.
Ze voelt zich gewaardeerd.
Blijft maar doorbuffelen, omdat ze goed gevonden wil worden.  

De 5 principes
Het vervullen van je basisbehoefte is niets anders dan handelen om te kunnen overleven. Dus daar is niks mis mee. De vraag is alleen of deze aanpak, de meeste effectieve manier is om in die basisbehoefte te voorzien. 

Met de 5-principe-techniek ‘overleef’ je ingewikkelde gesprekken, op een zachte en effectieve manier. Vanuit nieuwsgierigheid vragen stellen en overtuigen,¬†Gebruik deze vijf principes en je gesprekspartner voelt zich nooit aangevallen. Zoals ook in het gesprek dat ik met de projectleider had.

Here we go:

  1. Oordeel niet
  2. Gebruik argumenten
  3. Blijf in het hier en nu (dus niet eerdere situaties er bij halen)
  4. Spreek vanuit jezelf en benoem wat deze situatie met jou doet. Voorbeeld: ‘ik merk dat ik het vervelend vind dat mijn opdracht en rol in het project niet concreet zijn. En ik daar heb ik last van. Het maakt me boos/onzeker/etc …’
  5. Sluit af met de vraag: ‘kun je je dat voorstellen?’

Wees stil, nadat je het vijfde principe hebt uitgesproken.
Geef de ander de gelegenheid te reageren op je laatste vraag.

Uit persoonlijke ervaring kan ik je vertellen dat dit altijd de reacties zijn: 
‘Natuurlijk snap ik dat.’
‘Maar het was echt niet mijn bedoeling je te kwetsen/boos te maken/etc…’
‘Fijn dat je dit uitspreekt, nu begrijp ik je beter.’

En met het begrip dat je krijgt kun je verder.
Je krijgt nu wel antwoord op je vragen.
Er ontstaat ruimte voor samenwerking op basis van gelijkwaardigheid.
Je ervaart meer zelfvertrouwen om toekomstige ongemakkelijke gesprekken aan te gaan. 

En jij?
Gesterkt door het inzicht wat ze in ons gesprek kreeg, gaat de projectleider uit mijn praktijkvoorbeeld deze week het gesprek aan met haar opdrachtgever. 

Ik ben benieuwd hoe jij omgaat met situaties waarin je je onzeker voelt. Misschien maar wat blijft aanklooien, omdat je je niet wil laten kennen. En ik weet zeker dat de 5-principe-techniek ook jou gaat helpen. 

Zou jij ook wel eens zo’n verhelderd gesprek met mij willen? Dat kan. Elke vrijdag is mijn agenda open voor een gratis InspiratieSessie, waarin we¬†samen¬†kijken waar ‘m bij jou de schoen wringt en wat de oplossing is.¬†

Warme groet,
Ilia Diepbrink

Mental Coach 

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

STERK naar je WERK draait op SYS PlatformSYS Platform - Websites voor coaches