Je neemt een opdracht aan, belandt in een werkgroep of project, maar eigenlijk weet je niet goed wat er van je verwacht wordt. Hoe vaak is jou dat overkomen? En hoe vaak liet je het maar zo? Huppekee, gewoon aan de slag met wat je dacht dat goed was. Om er achteraf achter te komen, dat het uiteindelijke resultaat niet helemaal was wat ze bedoelden. Grrrrr!!!

Zoals het ook de projectmanager die ik begeleidde, regelmatig overkomt. Hij vindt het moeilijk om vage opdrachten concreet te krijgen. ‘Ik ben bang dat ik de opdracht niet krijg, wanneer ik kritische vragen stel.’ Het gevolg is dat hij zoveel mogelijk oppakt, hopend dat dat voldoet aan wat nodig is. Met als resultaat: frustratie, gevoel van onbegrip en het kost bakken energie.

Lees in dit artikel hoe het ook anders kan, zodat je ontspannen en effectief werkt. Met focus op zaken die echt van belang zijn.

Wat Precies?
Het overkwam ook mij in het verleden regelmatig. Ik dacht echt dat het aan mij lag. Dat ik niet slim genoeg was voor dit werk. Bang om door de mand te vallen.
Zoals vele jaren geleden, toen ik als beginnend projectmedewerker met twee collega’s in een implementatieteam zat. We kregen de opdracht van een zeer charismatische directeur. Welbespraakt vertelde hij ons, hoe hij de gewenste situatie voor zich zag. Wij super enthousiast met z’n drietjes. ‘Leuke opdracht! We gaan er wat moois van maken.’

Maar toen we met z’n drieën buiten stonden, keken we elkaar aan. Een beetje beduusd en ongemakkelijk.
Ik trok de stoute schoenen aan en vroeg: ‘weten jullie eigenlijk WAT we PRECIES moeten doen?’
Het was even stil en toen proesten we het uit :). We hadden alle drie geen idee!
En niemand van ons had dat durven zeggen.

Afwijzing
In onze onervarenheid waren we overdonderd door wat ons in dat gesprek was overkomen.
We kregen het volle vertrouwen.
We voelden ons gewaardeerd.
Ons ego werd gestreeld.

En dan ga je natuurlijk niet zeggen, dat je niet goed weet wat er van je verwacht wordt!

Ik weet nog dat ik bang was dat we de opdracht niet mochten doen, als die directeur er achter zou komen dat we het niet snapten.
Ik durfde in dat gesprek niet door te vragen, omdat ik bang was dat mijn collega’s zouden denken dat ik onkundig was.
Angst voor afwijzing.
Bang om door de mand te vallen.
Niet naar de ander kijken, maar er als vanzelf vanuit gaan dat het aan mij lag.
En ja hoor, daar was ‘t ie weer, ik liet me leiden door mijn belemmerende overtuiging dat ik niet goed genoeg was.

De expert ben jij
We gingen met onze ‘ballast’ naar onze manager en vroegen hem om advies. Hij heeft ons toen fantastisch begeleid, zodat we de opdracht wel helder kregen. In bijeenkomsten met collega’s, ontdekten dat wij echt niet de enige waren:). Allemaal nieuw in het vak en onzeker over ons ‘kunnen’.

Mijn lesson learned van dit praktijkvoorbeeld, is dat doorvragen het sleutelwoord is. Vanuit gelijkwaardigheid. Ieder vanuit zijn/haar rol en expertise.
Inmiddels ben ik berucht om het stellen van kritische vragen. ‘Ah, dat is weer zo’n typische Ilia-vraag‘, hoor ik nu vaak :). Zo’n vraag waar de ander even over moet nadenken. Wanneer de juiste vragen stelt, krijg je naar boven krijgen wat er echt speelt. En dan is dit het effect:

Je toon je professionaliteit en expertise
Je laat zien dat je weet waar je het over hebt.
Je zet de opdrachtgever aan het denken, welk probleem er nu écht opgelost moet worden.
Je brengt vroegtijdig mogelijke risico’s in beeld.
Je biedt de opdrachtgever inzicht over alternatieve oplossingen.
En soms kom je er achter, dat er iets anders speelt. Iets wat een project niet kan oplossen. Je hebt de projectopdracht dan niet, maar wel een tevreden klant, die v eel geld bespaart dankzij jouw doorvragen en je expertise.

Niet dom maar juist slim
Dankzij opleidingen en vlieguren, ben ik waar ik nu ben. In mijn leven en met mijn carrière. En nu ik die ervaring van toen zo helemaal uitschrijf, realiseer ik me dat dat project mijn keerpunt was. Ik ben niet dom, maar juist slim wanneer ik vragen stel om duidelijkheid te krijgen.

En inmiddels is dat nou precies mijn kracht geworden: snel tot de kern van het probleem komen door vragen stellen, zonder oordeel met oprechte nieuwsgierigheid.

Of het nu gaat om een nieuwe coachopdracht of projectopdracht, bij elke intake stel ik bijna alleen maar vragen. Doorvragen, nog meer doorvragen … en nog verder doorvragen. Net zo lang tot we bij de kern van het probleem komen. Zodat ik en de opdrachtgever, ons heel snel op de best passende oplossing kunnen focussen.

7 Verlichtende Vragen
Wanneer je in zo’n ongemakkelijke situatie zit, waarin je niet zeker van jezelf bent, stel jezelf dan deze zeven vragen:

wat houd je tegen om verder door te vragen?
wat is het ergste dat er kan gebeuren wanneer je verder doorvraagt?
en als dat erge dan gebeurt, wat is daar dan erg aan?
voor wie is dat zo erg?
en waarom is dat dan zo erg?
vloeit er dan bloed?
waarschijnlijk niet 🙂 Dus nog een keer, hoe erg is het nou echt?
Met deze zeven vragen, ga je een stuk rustiger een moeilijk gesprek aan.
Van vragen stellen is nog nooit iemand slechter geworden!
Voltaire zei het al: ‘Beoordeel de mens op zijn vragen in plaats van op zijn antwoorden.’

Niet dom maar juist slim
Dankzij opleidingen en vlieguren, ben ik waar ik nu ben. In mijn leven en met mijn carrière. En nu ik die ervaring van toen zo helemaal uitschrijf, realiseer ik me dat dat project mijn keerpunt was. Ik ben niet dom, maar juist slim wanneer ik vragen stel om duidelijkheid te krijgen.

En inmiddels is dat nou precies mijn kracht geworden: snel tot de kern van het probleem komen door vragen stellen, zonder oordeel met oprechte nieuwsgierigheid.

Of het nu gaat om een nieuwe coachopdracht of projectopdracht, bij elke intake stel ik bijna alleen maar vragen. Doorvragen, nog meer doorvragen … en nog verder doorvragen. Net zo lang tot we bij de kern van het probleem komen. Zodat ik en de opdrachtgever, ons heel snel op de best passende oplossing kunnen focussen.

En jij?
Wat doe jij in werksituaties waarin je niet zeker van jezelf bent? Laat je het maar gebeuren’ en ‘ik zie wel of het goed gaat?‘ Of heb jij een andere strategie? Ik ben benieuwd naar jouw reactie.

Is jouw struisvogelen toch wat hardnekkiger?
En heb je meer nodig om zelfverzekerd en ontspannen in je werk te staan?

Boek dan de bevrijdende Break Free Sessie met mij. Eén dagdeel intensieve maatwerk coaching, waarin je jezelf bevrijd van oude patronen, zodat je ruimte krijgt om te groeien!

Meld je hier aan voor jouw Break Free Sessie

Misschien tot snel!

Warme groet,
Ilia Diepbrink

Coach voor Projectprofessionals